Ghosting candidat : le playbook de relance J+2 / J+5 / J+10

Pourquoi le silence est structurel en ESN

Votre candidat est un consultant en poste, sollicité plusieurs fois par semaine par des ESN qui lui proposent souvent la même mission, chez le même client. Il n'a pas d'urgence : il est payé, en mission, avec trois mois de préavis. En face, votre process est long : préqualification, entretien BM, dossier de compétences envoyé au client, une à trois semaines d'attente, entretien client, réponse. À chaque attente, le silence s'installe. Le candidat attend une nouvelle qui ne vient pas, reçoit une autre proposition, et passe à autre chose sans le dire.

La checklist avant de relancer : les causes internes

Avant toute relance, passez votre propre dossier en revue. Deux « non » et le silence vient de vous.

• Le dernier échange fixait-il une date de retour précise (« je vous rappelle jeudi avant midi ») et non un « je reviens vers vous » ?
• Avez-vous donné une nouvelle au candidat sous cinq jours ouvrés après l'entretien client, même sans réponse du client ?
• Le positionnement est-il concret : client ou secteur, TJM ou salaire, date de démarrage, lieu, télétravail ?
• Le salaire ou le TJM annoncé en préqualification est-il resté le même jusqu'à l'offre ?
• Votre dernier message se terminait-il par une question fermée, et non par « tenez-moi au courant » ?
• Avez-vous utilisé le canal sur lequel le candidat répondait (le SMS pour la plupart des consultants, pas le mail pro) ?

La ligne la plus souvent fautive est la deuxième : le client ne répond pas, vous ne dites rien, le candidat conclut. Ce message part le lendemain de chaque entretien client, réponse ou pas.

Bonjour [Prénom], [Votre prénom] de [Votre ESN].
Merci pour l'entretien d'hier avec [Client].
Je n'ai pas encore leur retour, je les relance [Jour] et je vous écris [Jour] avant 18 h, réponse ou pas.
De votre côté, l'entretien vous a laissé quelle impression, en une phrase ?

Pour retrouver les candidats laissés sans nouvelle, demandez à Chatty, l'assistant IA de Clustor branché sur votre Boond, « quels candidats positionnés n'ont aucune action depuis cinq jours ? » : la liste sort du CRM.

Le playbook de relance J+2 / J+5 / J+10

Le compteur démarre à la date où le candidat aurait dû répondre. Trois relances, trois canaux, puis on s'arrête. Chaque relance apporte une nouvelle ou pose une question fermée à laquelle « non » est acceptable.

J+2 : le SMS

Bonjour [Prénom], [Votre prénom] de [Votre ESN].
Je n'ai pas eu votre retour sur [la mission chez [Client] / l'entretien du [Jour]].
C'est toujours d'actualité pour vous, oui ou non ?
Un simple oui ou non me suffit pour organiser la suite.

Une ligne, une question fermée, aucun reproche. S'il reste sans réponse, le candidat a lu et choisi de ne pas répondre : c'est déjà une information.

J+5 : LinkedIn et mail, avec une nouvelle

Les deux partent le même jour, à deux heures d'intervalle. Vous ne répétez pas le SMS : vous apportez du nouveau.

Message LinkedIn
Bonjour [Prénom], je vous écris ici au cas où mon SMS de [Jour] soit passé à côté.
Du nouveau : [Client] confirme le démarrage au [Date] et le TJM à [TJM].
Si vous avez choisi autre chose entre-temps, dites-le moi en une ligne, je libère le créneau.
Sinon, quel jour cette semaine pour un point de dix minutes ?

Objet : [Client] — démarrage le [Date] : on continue ?
Bonjour [Prénom],
Du nouveau sur [Client] : [Information nouvelle : date de démarrage confirmée, TJM validé, entretien proposé le [Date], retour du client sur votre profil].
Deux possibilités de votre côté.
Vous êtes toujours intéressé : répondez-moi avec un créneau de dix minutes cette semaine et je bloque la suite avec le client.
Vous avez choisi une autre mission ou vous préférez rester : dites-le moi en une ligne, sans justification, je retire le positionnement et je reviens vers vous au prochain besoin [Techno].
Dans les deux cas, merci de me répondre avant [Jour] : le client attend ma réponse.
[Votre prénom]
[Téléphone]

L'outil gratuit Générateur de mail de relance candidat de Clustor produit une première version adaptée à l'étape du process en 30 secondes ; ajoutez l'information nouvelle et envoyez.

J+10 : l'appel, le message vocal et la clôture

Deux tentatives le même jour, avant 9 h 30 et après 17 h 30, hors heures de mission. Sans réponse, message vocal puis mail de clôture dans la foulée.

Message vocal
Bonjour [Prénom], [Votre prénom] de [Votre ESN].
Dernier message de ma part sur [Client].
Je clos le positionnement ce soir si je n'ai pas de nouvelles.
Si c'est un non, dites-le moi, ça m'aide et il n'y a aucun souci.
Si c'est un mauvais moment, un SMS « plus tard » suffit et je reviens vers vous en [Mois].
Bonne journée.

Objet : je clos le positionnement [Client]
Bonjour [Prénom],
Sans retour de votre part, je retire votre profil du positionnement [Client] ce soir, pour ne pas faire attendre le client.
Aucun souci de mon côté : les priorités changent, et c'est normal.
Je garde votre fiche à jour et je reviens vers vous quand une mission [Techno] correspondant à ce que vous cherchiez ([TJM ou salaire], [Télétravail], [Secteur]) se présente.
Si je me trompe et que vous êtes toujours intéressé, un « oui » en réponse suffit, je remets tout en route.
Bonne continuation,
[Votre prénom]

Le mail de clôture obtient souvent plus de réponses que les relances précédentes : le candidat peut dire non sans se justifier. Notez la réponse dans la fiche candidat. Si l'appel de J+10 aboutit via Aircall, Clustor transcrit l'échange et propose la mise à jour de la fiche candidat BoondManager, avec les mots du candidat.

Après J+10 : ne pas fermer la fiche

Un candidat silencieux n'est pas perdu. Passez-le dans votre vivier avec une date de recontact à trois mois et un motif noté : le plan à 90 jours prend le relais. Un silence après accord oral n'est plus du ghosting mais une contre-offre en cours : voir Contre-offre : sécuriser un candidat en 5 étapes.

Passez à l'action

Les erreurs qui coûtent

• Vous relancez trois fois par mail avec « je me permets de revenir vers vous ». Même canal, même vide, même silence. Correction : un canal par relance, une nouvelle ou une question fermée à chaque fois.
• Vous attendez la réponse du client pour redonner signe de vie au candidat. Il lit votre silence comme un refus et accepte l'offre d'à côté. Correction : une nouvelle sous cinq jours ouvrés, réponse client ou pas.
• Vous laissez le positionnement ouvert chez le client avec un candidat muet. Trois semaines plus tard, le client demande où en est le profil. Correction : clôture à J+10 et profil de remplacement le même jour.
• Vous appelez une fois, sans message vocal, et vous concluez. Un consultant en mission ne décroche pas un numéro inconnu à 14 h. Correction : deux tentatives hors mission, message vocal, puis mail.

Repères chiffrés

• Selon des enquêtes Indeed auprès de candidats, de l'ordre d'un quart à un tiers déclarent avoir déjà cessé de répondre à un employeur en cours de process : le ghosting est courant, pas une anomalie.
• Chiffre éditeur (outils de messagerie professionnelle) : un SMS est lu dans une très large majorité des cas, de l'ordre de 90 % ou plus, contre une minorité pour un mail non sollicité.
• Pratique constatée sur le terrain : au-delà de cinq jours ouvrés sans nouvelle après un entretien client, le taux de réponse du candidat chute nettement et se rattrape difficilement.

Questions fréquentes

Combien de fois relancer un candidat qui ne répond plus ?

Trois fois, sur dix jours, puis vous arrêtez : un SMS à J+2 avec une question fermée, un message LinkedIn doublé d'un mail à J+5 avec une information nouvelle, un appel avec message vocal et un mail de clôture à J+10. Au-delà, vous insistez sans rien apporter et vous abîmez la relation. Le mail de clôture, qui annonce le retrait du positionnement, obtient souvent la réponse que les relances n'ont pas eue.

Quel canal utiliser pour relancer un candidat silencieux ?

Celui sur lequel il répondait, puis un canal différent à chaque relance. Le SMS est lu presque à coup sûr et convient à une question fermée. LinkedIn touche le candidat là où les autres ESN le sollicitent. Le mail porte l'information détaillée et la trace écrite. L'appel, hors heures de mission (avant 9 h 30 ou après 17 h 30), reste le seul canal qui permet d'entendre le vrai motif du silence.

Pourquoi les candidats ghostent-ils les recruteurs en ESN ?

Rarement par mépris. Le candidat est en poste, sollicité plusieurs fois par semaine, et votre process dure des semaines avec des trous de silence, en particulier après l'entretien client. Il attend une nouvelle qui ne vient pas, reçoit une autre proposition, et passe à autre chose sans le dire. Les autres causes sont un positionnement flou (client, TJM, date non précisés) et un salaire revu à la baisse entre la préqualification et l'offre.

Pour aller plus loin

• Contre-offre : sécuriser un candidat en 5 étapes — quand le silence arrive après l'accord oral.
• Préqualification téléphonique candidat IT : le script en 15 min — fixer dès le premier appel la date de retour et le canal.
• Tous les guides Recrutement — le hub du thème.

Branchez votre BoondManager à Clustor et demandez à Chatty, chaque matin, la liste de vos positionnements sans action depuis 48 heures : les cas d'usage sont détaillés sur /use-cases.