Animer son vivier de candidats IT : le plan à 90 jours

Pourquoi la « base de CV » n'est pas un vivier en ESN

Une ESN a dans son CRM des milliers de fiches candidats : profils sourcés pour une mission perdue, freelances positionnés une fois, consultants partis chez un client. Ces fiches ont deux ans, pas de date de fin de mission, un TJM périmé. Quand un besoin arrive, le recruteur repart sur LinkedIn Recruiter et paie en heures ce que la base contient déjà. En ESN, un vivier ne vaut que par une information : la date à laquelle le candidat redevient disponible. Un freelance en mission jusqu'en juin, un consultant en préavis, un ancien qui s'ennuie chez son client : ces profils démarrent vite, au TJM connu.

Le plan à 90 jours en 5 étapes

Étape 1 (J1 à J15) : constituer les 5 listes

Partez de cinq situations où le candidat a une raison de vous répondre, pas de « tous les candidats Java ».

Pour la liste 1, la CVthèque de Clustor retrouve en recherche sémantique les profils de la base de l'agence, y compris ceux vus il y a deux ans sans les bons mots-clés : « développeur Java bancaire refusé après entretien » sort ce que le filtre Boond ne trouve pas. Livrable : cinq listes nommées dans le CRM, un champ « liste vivier » par fiche.

Étape 2 (J15 à J30) : qualifier chaque fiche

Quatre champs, pas dix. Une fiche incomplète sort du vivier jusqu'à ce qu'ils soient remplis.

Vingt fiches par jour pendant dix jours ouvrés : 200 fiches qualifiées à J30. Pour les listes 2 et 3, demandez à Chatty, l'assistant IA de Clustor branché sur votre BoondManager, « quels consultants terminent leur mission dans les 90 jours sans positionnement en cours » : la liste sort en une question.

Étape 3 (J30 à J45) : les 4 messages de réactivation

Un message par liste, dix par jour, par email ou LinkedIn : une information vraie sur le candidat, une question sur sa disponibilité, une proposition d'appel de dix minutes.

Message 1 — refus client (liste 1)

Objet : [Client] en [Mois] : la suite

Bonjour [Prénom],

En [Mois], [Client] avait retenu un autre profil pour la mission [Techno], alors que votre entretien s'était bien passé : le retour portait sur [Motif réel : séniorité sur X, date, TJM].
Une nouvelle mission [Techno] démarre le [Date] chez [Client 2], sur [Contexte en une ligne], dans votre fourchette.
Où en êtes-vous : en poste, en mission, disponible à partir de quand ?
Dix minutes au téléphone mardi ou jeudi pour que je vous en dise plus ?

[Votre prénom]
[Votre ESN] — [Téléphone]

Message 2 — fin de mission sous 3 mois (listes 2 et 3)

Objet : votre mission chez [Client] se termine vers [Date] ?

Bonjour [Prénom],

Sauf erreur, votre mission chez [Client] sur [Techno] se termine autour du [Date].
Je préfère vous en parler maintenant plutôt que la dernière semaine : en [Mois], nous ouvrons [N] missions [Techno], dont une chez [Client 2] à [Ville], [N] jours de télétravail, TJM autour de [X] €.
Pour la suite, vous cherchez quoi : la même stack, plus de télétravail, un TJM au-dessus de [X] € ?
Un renouvellement est-il déjà évoqué de votre côté ?
Dix minutes en fin de journée cette semaine, sans engagement ?

[Votre prénom]
[Votre ESN] — [Téléphone]

Message 3 — ancien consultant (liste 4)

Objet : [N] mois après [Votre ESN]

Bonjour [Prénom],

Cela fait [N] mois que vous avez quitté [Votre ESN], et j'ai vu que vous étiez chez [Entreprise] sur [Techno].
Pas de proposition dans ce message, une question : si vous deviez bouger dans l'année, ce serait pour quoi ? Un projet précis, plus de télétravail, un passage en freelance ?
Et si vous connaissez quelqu'un de bon sur [Techno], la prime de cooptation de [Montant] € vaut aussi pour les anciens.

[Votre prénom]
[Votre ESN] — [Téléphone]

Message 4 — coopté jamais rencontré (liste 5)

Objet : [Cooptant] m'a donné votre nom

Bonjour [Prénom],

[Cooptant], avec qui vous avez travaillé chez [Entreprise], m'a donné votre nom en me disant que vous étiez la référence [Techno] de l'équipe.
Je ne vous propose rien aujourd'hui.
Quinze minutes pour comprendre ce que vous cherchez (type de mission, télétravail, TJM ou salaire), et je ne vous rappelle ensuite que si une mission colle vraiment.
Un créneau cette semaine ou la suivante ?

[Votre prénom]
[Votre ESN] — [Téléphone]

Chaque réponse déclenche un appel de dix minutes, pas un échange de mails. Si vos appels passent par Aircall, Clustor transcrit l'appel et propose la mise à jour de la fiche candidat BoondManager (disponibilité, TJM, techno) dans la foulée : les quatre champs de l'étape 2 sont remplis avant de raccrocher. Pour les silencieux, l'outil gratuit Générateur de mail de relance candidat produit une relance J+5 en trente secondes.

Étape 4 (J45 à J75) : installer le rythme

Le vivier meurt quand il dépend d'un besoin urgent : le rituel est fixe.

Le contenu mensuel n'est pas une newsletter d'agence : un message court, signé par le recruteur, qui donne une information que le candidat n'a pas, comme les TJM que vos clients acceptent ce trimestre.

Étape 5 (J75 à J90) : mesurer et réallouer

Pratique constatée : anciens consultants et cooptés répondent le mieux ; les refus client demandent un motif précis dans le message. Livrable : un tableau de bord partagé et le plan des 90 jours suivants.

Passez à l'action

Les erreurs qui coûtent

• Vous relancez tout le vivier le jour où un besoin urgent arrive. Le candidat comprend qu'il n'existe que quand vous avez besoin de lui. Correction : le rituel hebdomadaire, sans lien avec les besoins.
• Vous envoyez le même message aux cinq listes. Un ancien consultant et un freelance en mission n'ont pas la même raison de répondre. Correction : un message par liste, avec une information vraie sur le candidat.
• Vous demandez « êtes-vous à l'écoute ? » au lieu de « à partir de quand ? ». La première ferme, la seconde donne une date. Correction : la date de disponibilité est la seule question qui compte.
• Vous gardez 3 000 fiches parce que « on ne sait jamais ». Un vivier non qualifié n'est pas un vivier. Correction : 200 à 400 fiches vivantes, les autres sortent après deux vagues sans réponse.

Repères chiffrés

• Chiffre éditeur (LinkedIn, enquêtes sur les talents) : une minorité de professionnels est en recherche active à un instant donné, mais une large majorité se dit ouverte à discuter ; le vivier vise cette majorité.
• Pratique constatée sur le terrain : une mission freelance IT dure de l'ordre de 6 à 12 mois, et la décision sur la suite se prend 6 à 8 semaines avant la fin, rarement plus tard.
• Selon les baromètres du secteur (Numeum, cabinets spécialisés), le turnover annuel en ESN est de l'ordre de 15 à 20 % : chaque année, la liste des anciens consultants grandit d'autant.
• Pratique constatée : préqualifier un profil froid sourcé sur LinkedIn coûte de l'ordre de deux à trois heures de recruteur ; réactiver un candidat déjà rencontré, un message et dix minutes d'appel.

Questions fréquentes

Comment constituer un vivier de candidats IT en ESN ?

Partez de cinq situations plutôt que d'une techno : candidats refusés par un client après entretien, freelances en mission, fins de mission sous trois mois, anciens consultants partis sans conflit, profils cooptés jamais rencontrés. Extrayez ces listes de BoondManager, puis qualifiez quatre champs par fiche : statut, date de disponibilité, TJM ou salaire, techno principale. Un vivier utile compte 200 à 400 fiches vivantes, pas 3 000 CV.

À quelle fréquence relancer les candidats d'un vivier sans les lasser ?

Un message personnalisé par trimestre et un contenu utile par mois suffisent, à condition que chaque message apporte une information vraie : une mission ouverte, un retour de marché sur les TJM, un changement de grille. Le rituel est hebdomadaire côté recruteur, 45 minutes, mais chaque candidat n'est sollicité que tous les deux à trois mois. Sans réponse après deux vagues, il sort du vivier.

Que dire à un freelance dont la mission se termine dans trois mois ?

Nommez la date de fin telle que vous la connaissez, dites que vous préférez en parler maintenant plutôt que la dernière semaine, puis posez trois questions : ce qu'il cherche pour la suite (stack, télétravail, TJM), si un renouvellement est déjà évoqué, et s'il accepte dix minutes au téléphone. Citez une mission concrète qui démarre dans la fenêtre, avec la ville, le télétravail et l'ordre de grandeur du TJM.

Pour aller plus loin

• Cooptation en ESN : lancer un programme qui rapporte des CV — alimenter la liste 5.
• Préavis de 3 mois : garder un candidat chaud jusqu'au jour J — entre l'accord et le démarrage.
• Ghosting candidat : le playbook de relance J+2 / J+5 / J+10 — la vague 2 pour les silencieux.
• Tous les guides Recrutement & sourcing — le hub du thème.

Sortez la liste 1 avec la CVthèque de Clustor cette semaine, puis demandez à Chatty les fins de mission sous 90 jours : les cas d'usage sont détaillés sur /use-cases.