Semaine type d'un business manager : le planning en blocs
Le quotidien d'un business manager ESN tient dans quatre blocs hebdomadaires posés dans l'agenda avant tout le reste : prospection, sourcing, suivi de mission, administratif. Chaque bloc a un jour, un créneau et un livrable. La répartition entre commercial et recrutement dépend de la taille du portefeuille. Le planning, la grille de répartition et les six rituels sont ci-dessous.
Paul Giral8 min de lecture
Ce que vous repartez avec
Planning en 4 blocs + grille de répartition + 6 rituels
Pourquoi l'agenda « au fil de l'eau » ne tient pas en ESN
Un business manager ESN a trois métiers en un : il vend de la régie à des DSI, il recrute les consultants qu'il vend, et il suit ceux qui sont en mission. Chacun génère des urgences réelles : un profil demandé sous 48 heures, une fin de mission dans trois semaines, un candidat qui a une autre offre ce soir. Si l'agenda est vide le lundi matin, les urgences le remplissent, et la prospection, seule activité sans urgence apparente, disparaît : pipe vide dans trois mois, au moment où deux consultants sortent de mission. Le bloc de prospection n'est pas une préférence, c'est une assurance.
Le planning en blocs : la semaine type
Des blocs de deux à trois heures, jamais des tâches d'une demi-heure éparpillées. Le matin pour ce qui demande de l'énergie (appels, entretiens), l'après-midi pour la continuité (CRM, mails, suivi). Adaptez les jours aux rituels de votre agence.
| Créneau | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi |
|---|---|---|---|---|---|
| 8 h 30 – 9 h | Revue du pipe et des fins de mission | Préparation des appels | Point recrutement | Préparation des appels | Revue des KPI |
| 9 h – 12 h | Point d'agence puis suivi de mission | Prospection (créneau d'appels DSI) | Sourcing (entretiens, préqualifications) | Prospection (appels, rendez-vous découverte) | Sourcing (entretiens, retours candidats) |
| 12 h – 14 h | Déjeuner consultant ou client | Pause | Déjeuner candidat ou cooptation | Pause | Pause |
| 14 h – 16 h | Sourcing (recherches, positionnements) | Suivi de mission (comptes rendus, actions CRM) | Prospection (LinkedIn, mails, séquences) | Suivi de mission (points de suivi, renouvellements) | Admin (CRA, factures, prévisionnel) |
| 16 h – 18 h | Admin (mise à jour BoondManager) | Entretiens client, envoi de profils | Envoi de profils, dossiers de compétences | Entretiens client, envoi de profils | Planification de la semaine suivante |
Les blocs en gras sont non négociables : ils se déplacent, ils ne s'annulent pas. Un client qui demande un créneau le mardi matin obtient le mardi 16 h ou le mercredi 16 h.
Créez chaque bloc en gras comme événement récurrent Outlook, en statut « occupé » : un bloc visible est un bloc respecté. Le bloc admin rétrécit si la saisie se fait au fil de la semaine : le suivi d'activité Clustor synchronise vos emails Outlook avec les contacts BoondManager, et si vos appels passent par Aircall, la mise à jour de la fiche contact est proposée juste après l'appel.
La règle des quatre blocs
| Bloc | Heures par semaine | Ce qu'il contient | Livrable de fin de semaine |
|---|---|---|---|
| Prospection | 8 à 10 h | Appels, séquences LinkedIn et mail, rendez-vous découverte, relances | 40 à 60 tentatives d'appel, 2 rendez-vous découverte, 5 relances |
| Sourcing | 8 à 10 h | Recherches, préqualifications, entretiens, positionnements, dossiers de compétences | 8 à 10 préqualifications, 3 à 4 entretiens, 2 profils par besoin ouvert |
| Suivi de mission | 6 à 8 h | Appels ou visios avec chaque consultant, points clients, renouvellements | Chaque consultant contacté une fois par mois, fins de mission sous 60 jours identifiées |
| Admin | 4 à 6 h | Saisie CRM, CRA, facturation, prévisionnel de marge, planification | BoondManager à jour le vendredi soir, prévisionnel validé |
Le suivi de mission est le bloc que les BM sacrifient en premier, et le plus cher quand il saute : un consultant qu'on n'a pas appelé depuis deux mois répond aux recruteurs. Si vos points de suivi se font en visio, le notetaker Clustor rejoint le Teams, rédige le compte rendu et propose l'action dans BoondManager : le bloc suivi ne déborde plus sur le bloc admin.
Répartition commercial vs recrutement selon le portefeuille
La proportion entre prospection et sourcing suit le nombre de consultants en mission et de besoins ouverts.
| Portefeuille | Prospection | Sourcing | Suivi de mission | Admin | Priorité de la semaine |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 à 5 consultants (démarrage) | 50 % | 25 % | 10 % | 15 % | Ouvrir des comptes, obtenir des besoins qualifiés |
| 6 à 12 consultants (croissance) | 35 % | 35 % | 20 % | 10 % | Staffer les besoins sans laisser tomber le pipe |
| 13 à 20 consultants (établi) | 25 % | 30 % | 30 % | 15 % | Renouvellements, intercontrat à zéro, upsell |
| Plus de 20 consultants | 20 % | 25 % | 40 % | 15 % | Déléguer le sourcing au recrutement, protéger la marge |
Mode d'emploi : comptez vos consultants en mission le lundi matin, prenez la ligne correspondante, et vérifiez que vos blocs respectent la proportion à 5 % près. Un BM à 15 consultants qui passe la moitié de sa semaine en prospection a un problème de suivi qui se verra dans trois mois.
Les six rituels de la semaine
| Rituel | Quand | Durée | Livrable |
|---|---|---|---|
| Revue du pipe et des fins de mission | Lundi 8 h 30 | 30 min | Besoins ouverts avec date de réponse, consultants en fin de mission sous 60 jours |
| Point d'agence | Lundi 9 h | 30 à 45 min | Besoins partagés entre BM, intercontrats à placer |
| Créneau d'appels bloqué | Mardi et jeudi 9 h | 2 à 3 h | 20 à 30 tentatives par créneau, notées dans le CRM |
| Point recrutement | Mercredi 8 h 30 | 30 min | Besoins prioritaires, candidats en process, go / no go |
| Revue des KPI | Vendredi 8 h 30 | 30 min | Appels, rendez-vous, positionnements, entretiens, TACE, marge |
| Planification de la semaine suivante | Vendredi 17 h | 30 min | Blocs posés dans Outlook, liste des 10 comptes à appeler mardi |
Lancez la revue du lundi avec une question à Chatty, l'assistant IA de Clustor branché sur votre BoondManager : « quels consultants terminent leur mission dans les 60 jours ». La liste arrive avec le client et la date de fin, et votre bloc suivi de la semaine est déjà rempli.
Passez à l'action
Les erreurs qui coûtent
- Vous laissez un client prendre votre créneau d'appels du mardi matin. Le pipe se vide sans bruit. Correction : proposez le mardi 16 h, le bloc prospection se déplace, il ne s'annule pas.
- Vous faites du sourcing par petites touches entre deux mails. Six fois trente minutes de recherche LinkedIn valent moins qu'un bloc de trois heures. Correction : un bloc, une liste de besoins, des préqualifications enchaînées.
- Vous n'appelez vos consultants que quand il y a un problème. Le consultant en mission depuis huit mois sans nouvelles de vous répond au premier recruteur. Correction : dix minutes par consultant et par mois, planifiées dans le bloc suivi.
- Vous ressaisissez le vendredi tout ce que vous avez fait dans la semaine. Trois heures d'admin, des comptes rendus approximatifs, des actions oubliées. Correction : la note CRM se prend juste après l'appel.
Repères chiffrés
- Chiffre éditeur (études « State of Sales » de Salesforce et équivalents) : les commerciaux passent de l'ordre d'un tiers de leur temps à vendre réellement, le reste part en administratif.
- Pratique constatée sur le terrain : un business manager ESN pilote de l'ordre de 10 à 20 consultants en mission, avec 3 à 6 besoins ouverts en parallèle.
- Selon des travaux universitaires souvent cités sur l'attention au travail, retrouver sa concentration après une interruption prend de l'ordre de vingt minutes : six interruptions et le bloc de trois heures n'existe plus.
- Pratique constatée en agence : le TACE cible se situe au-dessus de 90 %, et chaque semaine d'intercontrat représente plusieurs milliers d'euros de marge perdue, d'où la revue des fins de mission chaque lundi.
Questions fréquentes
Combien d'heures de prospection par semaine pour un business manager en ESN ?
De l'ordre de 8 à 10 heures pour un portefeuille en croissance, réparties en deux créneaux d'appels de trois heures le mardi et le jeudi matin, plus un bloc LinkedIn et mails le mercredi après-midi. Sur un portefeuille de démarrage, la prospection monte à la moitié de la semaine. Sur un portefeuille établi de plus de quinze consultants, elle descend à un quart, au profit du suivi de mission et des renouvellements.
Comment répartir son temps entre commercial et recrutement quand on est business manager ?
Selon la taille du portefeuille. Avec moins de 5 consultants, la moitié du temps va à la prospection et un quart au sourcing. Entre 6 et 12, l'équilibre est de l'ordre d'un tiers chacun. Au-delà de 13, le suivi de mission devient le premier poste et le sourcing se délègue en partie au recrutement. Recomptez vos consultants chaque lundi et ajustez les blocs de la semaine.
Quels rituels hebdomadaires pour un business manager en ESN ?
Six rituels courts : la revue du pipe et des fins de mission le lundi matin, le point d'agence qui suit, deux créneaux d'appels bloqués le mardi et le jeudi, le point recrutement du mercredi, la revue des KPI du vendredi matin et la planification de la semaine suivante le vendredi en fin de journée. Chaque rituel a un livrable écrit dans le CRM, sinon il n'a pas eu lieu.
Pour aller plus loin
- Les 12 KPI d'un business manager ESN : la grille complète — les indicateurs à lire lors de la revue du vendredi.
- Intercontrat : le plan d'action du BM à J-60, J-30, J0 — ce que déclenche la revue des fins de mission du lundi.
- Entretien de suivi de mission : la trame en 10 questions — la trame du bloc suivi de mission.
- Tous les guides du business manager — le hub du thème.
Connectez votre Outlook et votre BoondManager à Clustor, posez vos blocs et faites le test sur les quatre prochaines semaines : voir la solution pour les business developers.
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