Calendrier annuel du business manager : quoi faire par mois

Pourquoi un calendrier commercial générique ne marche pas en ESN

Une ESN vend des jours de consultant à des DSI dont le budget se vote en fin d'année civile, s'ouvre en janvier et se consomme par bons de commande trimestriels ou annuels. Les fins de mission se concentrent au 30 juin et au 31 décembre, les décideurs disparaissent entre le 14 juillet et le 25 août, les augmentations de vos consultants tombent en janvier avec la revalorisation des minima Syntec, et votre intercontrat suit ces vagues. Un BM qui prospecte « quand il a le temps » prospecte au mauvais moment.

Le calendrier mois par mois

Chaque ligne donne ce qui se passe chez vos clients, votre priorité du mois et la checklist à cocher avant le dernier vendredi, à copier en douze rappels récurrents.

Janvier : objectifs et revalorisation des TJM

Vos coûts salariaux montent en janvier : augmentations individuelles, revalorisation des minima Syntec. Si vos TJM ne bougent pas, votre marge baisse d'autant. Listez les missions dont le TJM n'a pas changé depuis douze mois et envoyez le mail ci-dessous avant le 20 janvier, avenant à signer avant fin février.

Objet : [Prénom du consultant] — conditions [Année]

Bonjour [Prénom],

La mission de [Prénom du consultant] chez vous entre dans sa [N]e année et son TJM est resté à [TJM actuel] € depuis le [Date du dernier TJM].
Nos coûts salariaux évoluent chaque janvier avec la revalorisation de la convention Syntec et les augmentations individuelles.
Je vous propose un TJM de [Nouveau TJM] € à compter du [Date], soit [X] %, dans la grille de votre panel pour un profil [Séniorité] [Techno].
Je vous propose d'en parler [Jour] à [Heure], quinze minutes suffisent ; je vous adresse ensuite l'avenant pour signature.

Bien à vous,
[Prénom Nom]
[Agence] — [Téléphone]

Juin : fins de mission et renouvellements

Un renouvellement au 30 juin se demande deux mois avant, fin avril, pas le 20 juin. Pour ne rater aucune échéance, demandez à Chatty, l'assistant IA de Clustor branché sur votre BoondManager, « quels consultants terminent avant le 30 juin ? » dès le premier lundi de mai : la liste sort avec le client et la date de fin, et vous posez la question du renouvellement le jour même.

Août : le plan de rentrée

Le mois creux est le seul où vous avez le temps de construire. Un plan de rentrée tient en trois blocs : les comptes (30 cibles, 3 contacts chacun), les profils (consultants libres en septembre, recrutements pour octobre) et les séquences prêtes à partir le 1er septembre. Le module Leads de Clustor sort la liste des entreprises et des décideurs d'une région ou d'un secteur, importable en un fichier dans votre CRM : les 90 contacts existent avant le 25 août.

Novembre : les budgets non consommés

Une ligne de budget non consommée disparaît au 31 décembre. En novembre, les DSI cherchent donc des prestations courtes livrées avant la clôture : audit, renfort de quelques semaines, pré-achat de jours si les achats l'acceptent. Envoyez ce mail à chaque compte actif la première semaine de novembre.

Objet : Reliquat de budget [Année] — trois formats livrables avant le 31 décembre

Bonjour [Prénom],

Novembre est souvent le moment où une ligne de budget [Année] reste non consommée.
Si c'est le cas chez [Entreprise], voici trois formats démarrables sous quinze jours et clôturés avant le 31 décembre :
un audit ou un état des lieux sur [Périmètre], au forfait, livré en trois semaines ;
un renfort de [N] jours sur [Techno] avec [Prénom du consultant], disponible immédiatement ;
un pré-achat de jours pour [Année + 1], facturé sur [Année] et consommé au premier trimestre.
Dites-moi lequel mérite quinze minutes cette semaine, je vous envoie une proposition sous 48 h.

Bien à vous,
[Prénom Nom]
[Agence] — [Téléphone]

Décembre : renouvellements et TJM de l'année suivante

Tout bon de commande qui s'arrête au 31 décembre doit être renouvelé avant le 15 : les signataires partent en congés et le préavis d'un mois court déjà. Annoncez en même temps la grille TJM de l'année suivante : un client qui découvre la hausse après avoir signé la refuse. Avant chaque appel de renouvellement, relisez l'historique du compte : le suivi d'activité Clustor synchronise vos emails Outlook avec les contacts BoondManager, les échanges de l'année sont lisibles sur la fiche avant de décrocher.

Passez à l'action

Les erreurs qui coûtent

• Vous appelez vos clients le 20 juillet pour poser des rendez-vous de rentrée. Les créneaux de septembre sont déjà pris par les ESN qui ont appelé le 5. Correction : rendez-vous posés avant le 10 juillet.
• Vous découvrez le 15 décembre que trois bons de commande finissent le 31. Signataire en congés, consultant en intercontrat au 2 janvier. Correction : missions échéant au 31/12 identifiées en octobre, question posée en novembre.
• Vous revalorisez vos TJM en mars, une fois les augmentations passées. Deux mois de marge perdus, négociation hors cycle. Correction : mail avant le 20 janvier, avenant signé avant fin février.
• Vous laissez passer novembre sans proposer de format court. Le reliquat part chez un concurrent qui a envoyé un mail. Correction : trois formats livrables avant le 31 décembre proposés début novembre.

Repères chiffrés

• Pratique constatée sur le terrain : les fins de mission se concentrent au 30 juin et au 31 décembre, avec un pic d'intercontrat en juillet et en janvier qui justifie la question de renouvellement à M-2.
• Convention Syntec : les minima conventionnels sont révisés par accord de branche, en règle générale chaque année ; vos coûts évoluent avant vos TJM si la revalorisation n'est pas demandée en janvier.
• Pratique constatée chez les DSI qui suivent l'année civile : les arbitrages budgétaires de l'année suivante se font entre octobre et décembre, et une ligne non consommée n'est pas reportée.
• Selon Indeed Hiring Lab et les observatoires de l'emploi IT, les publications d'offres connaissent des pics en début d'année et à la rentrée : ce sont les fenêtres où vos recrutements sur mission aboutissent le plus vite.

Questions fréquentes

Quand renégocier le TJM d'un consultant en mission ?

En janvier, quand vos coûts salariaux augmentent, et à chaque renouvellement de bon de commande après douze mois au même tarif. Envoyez le mail de revalorisation avant le 20 janvier, avec un pourcentage aligné sur l'évolution de vos coûts et resté dans la grille du panel client, puis faites signer l'avenant avant fin février. Une demande en mars arrive hors cycle budgétaire et se négocie moins bien.

Quels sont les mois les plus importants pour un business manager en ESN ?

Cinq mois portent l'année : janvier pour les objectifs et la revalorisation des TJM, juin pour les fins de mission du 30 juin, août pour écrire le plan de rentrée, novembre pour les budgets non consommés, décembre pour les renouvellements du 31 décembre et l'annonce des TJM de l'année suivante. Les autres mois préparent ces échéances : cartographie des contacts, prospection sur signaux, recrutements.

Comment préparer la rentrée de septembre en ESN ?

En août, pendant que les décideurs sont absents. Écrivez un plan en trois blocs : les comptes à travailler (30 cibles, 3 contacts chacun, créés dans le CRM), les profils à placer (consultants libres en septembre, recrutements pour des démarrages en octobre) et les séquences prêtes à partir le 1er septembre. Les rendez-vous de rentrée se posent avant le 10 juillet, pas fin août.

Pour aller plus loin

• TACE : définition, calcul et benchmark pour son portefeuille — l'indicateur de la revue trimestrielle.
• Combien coûte un jour d'intercontrat ? Formule et calculateur — le coût des vagues de juillet et de janvier.
• Négocier le TJM d'un freelance : la grille marge / TJM côté ESN — la grille de marge pour fixer le pourcentage de revalorisation.
• Tous les guides Outils, IA et repères chiffrés — le hub du thème.

Connectez votre BoondManager et demandez à Chatty, dès le premier lundi de mai, quels consultants terminent avant le 30 juin : découvrir Clustor pour les business developers.