Prolongation de mission : sécuriser le renouvellement à J-90

Pourquoi le renouvellement ne se joue pas la semaine du préavis

En régie, la date de fin est écrite dans le bon de commande et le préavis client est souvent d'un mois, parfois quinze jours. Si vous attendez ce délai, le client a déjà arbitré le budget du trimestre suivant, les achats mettent trois semaines à sortir un nouveau bon de commande, et le consultant, qui n'a rien entendu, a répondu à un recruteur. Le résultat s'appelle intercontrat : un salaire chargé sans facturation en face. Un renouvellement se construit sur trois mois, côté client et côté consultant, en parallèle.

La checklist J-90 / J-60 / J-30 / J-15

Chaque jalon a une action côté client, une action côté consultant et un livrable vérifiable dans BoondManager. Sans livrable à la date, le jalon n'est pas passé.

Tenir la checklist sur quinze consultants en même temps

Bloquez trente minutes chaque lundi pour vérifier le jalon de chaque mission qui se termine dans les 90 jours. Demandez à Chatty, l'assistant IA de Clustor branché sur votre BoondManager, « quels consultants terminent leur mission dans les 90 jours ? » : vous obtenez la liste avec les dates de fin et les renouvellements sans opportunité ouverte.

Les 3 questions à poser au client à J-90

Dans cet ordre, au responsable opérationnel, jamais par mail. Notez les réponses avec les mots du client.

1. « Comment se passe la mission de [Consultant] de votre côté, et qu'est-ce qui devrait changer d'ici la fin ? » Les irritants sortent avant de devenir un motif de non-renouvellement.
2. « Le projet continue-t-il après le [Date de fin], et le budget de cette ligne est-il validé pour le trimestre suivant ? » Projet qui continue sans budget validé : le cas à risque le plus fréquent.
3. « Qui signe l'avenant chez vous, et sous quel délai les achats sortent un bon de commande ? » Vous obtenez le circuit réel et le délai à intégrer au rétro-planning.

Si le point se tient sur Teams, le notetaker Clustor rejoint la visio, rédige le compte rendu et propose la mise à jour de l'opportunité dans BoondManager : les trois réponses sont sur la fiche le jour même.

Le moment de la clause de révision du TJM

Annoncez la révision à J-60, pas avant, pas après. À J-90, vous n'avez pas l'accord de principe : parler de TJM transforme le point mission en négociation. À J-30, vous bloquez l'avenant sur un désaccord de prix. À J-60, l'accord est acquis, le client a besoin du consultant et il reste le temps de discuter.

Formulation 1 — clause d'indexation prévue au contrat-cadre
Comme prévu au contrat-cadre, le TJM de [Consultant] est révisé à la date anniversaire sur l'indice Syntec, soit [TJM révisé] euros HT au lieu de [TJM actuel] à compter du [Date].

Formulation 2 — sans clause, révision justifiée par la montée en compétence
[Consultant] a pris en charge [Nouveau périmètre] depuis [Mois].
Pour la prolongation, nous proposons un TJM de [TJM révisé] euros HT au lieu de [TJM actuel], soit [X] %, en dessous de l'évolution des salaires sur ce profil.

Pratique constatée : une révision de l'ordre de 2 à 4 % annoncée à J-60 avec un motif passe sans discussion ; annoncée à J-15, elle part aux achats.

Les mails types

Mail 1 — au consultant, J-90, proposition de point de suivi
Objet : Point mission [Client] — ta suite après le [Date de fin]
Bonjour [Prénom],
Ta mission chez [Client] se termine sur le papier le [Date de fin].
Avant d'en parler avec eux, je préfère en parler avec toi.
Est-ce que tu souhaites continuer, et à quelles conditions : périmètre, techno, télétravail, évolution ?
Je te propose un point de 30 minutes [Jour] à [Heure], en visio ou par téléphone.
[Votre prénom]

Mail 2 — au client, J-60, accord de principe et révision du TJM
Objet : Prolongation de [Consultant] à partir du [Date de fin]
Bonjour [Prénom],
Je vous confirme ce que nous avons vu ensemble : le projet [Projet] continue après le [Date de fin] et vous souhaitez conserver [Consultant] sur [Périmètre].
[Consultant] m'a confirmé de son côté vouloir poursuivre.
Je vous propose une prolongation de [Durée] mois, jusqu'au [Nouvelle date de fin], au TJM de [TJM révisé] euros HT, révisé de [X] % comme prévu au contrat-cadre.
Pouvez-vous me confirmer votre accord de principe par retour, afin que je prépare l'avenant pour [Signataire] ?
Bien à vous,
[Votre prénom]

Mail 3 — au client, J-30, envoi de l'avenant
Objet : Avenant de prolongation [Consultant] — pour signature
Bonjour [Prénom],
Ci-joint l'avenant de prolongation de [Consultant] jusqu'au [Nouvelle date de fin], conforme à votre accord du [Date du mail d'accord].
Pour garantir la continuité sans interruption, j'ai besoin du bon de commande avant le [Date de fin moins 15 jours].
Bien à vous,
[Votre prénom]

À J-15 sans bon de commande, renvoyez le mail 3 avec le directeur de programme en copie et une date butoir à J-5 : « sans document signé, je ne pourrai pas garantir la présence de [Consultant] le [Date de fin plus 1 jour] ».

Passez à l'action

Les erreurs qui coûtent

• Vous découvrez la date de fin en recevant le mail de fin de mission du client. L'intercontrat commence dans un mois. Correction : la date de fin de chaque bon de commande entre dans le CRM le jour de la signature.
• Vous demandez au client s'il renouvelle sans avoir demandé au consultant s'il reste. Le client dit oui, le consultant démissionne à J-20. Correction : le point consultant précède toujours le point client.
• Vous annoncez la hausse de TJM dans l'avenant. Le client la découvre à J-30 et transmet aux achats. Correction : la révision est dans le mail d'accord de principe à J-60, avec son motif.
• Vous acceptez un accord oral et attendez le bon de commande. À J-10, l'acheteur n'a jamais entendu parler de la prolongation. Correction : accord par mail archivé et circuit de signature identifié à J-60.
• Vous relancez sans savoir ce que l'agence a déjà envoyé au compte. Correction : le suivi d'activité Clustor synchronise vos mails Outlook avec les contacts BoondManager, l'historique des échanges est lisible sur la fiche du compte.

Repères chiffrés

• Pratique constatée sur le terrain : un préavis client d'un mois est la norme des contrats-cadres en régie, parfois quinze jours sur les bons de commande courts.
• Selon les baromètres sectoriels de Numeum, le taux d'intercontrat des ESN se situe de l'ordre de quelques pourcents de l'effectif productif, et chaque point pèse directement sur la marge brute.
• Pratique constatée : en régie, la grande majorité des missions de plus de six mois sont prolongées au moins une fois ; le renouvellement est la première source de chiffre d'affaires d'un compte existant.
• Pratique constatée : un bon de commande grand compte met de l'ordre de deux à quatre semaines à sortir des achats après l'accord opérationnel, d'où l'avenant à J-30.

Questions fréquentes

Quand faut-il parler de la prolongation d'un consultant au client ?

Trois mois avant la date de fin inscrite au bon de commande, jamais plus tard. À J-90, vous avez le temps de corriger un irritant, de vérifier que le budget du trimestre suivant est validé et de laisser les achats sortir un nouveau bon de commande. Avant ce point client, faites un point avec le consultant : un renouvellement accepté par le client mais refusé par le consultant est un intercontrat déguisé.

À quel moment annoncer une hausse de TJM lors d'une prolongation ?

À J-60, dans le mail d'accord de principe, avec un motif : clause d'indexation du contrat-cadre ou montée en compétence du consultant. Trop tôt, vous transformez le point mission en négociation ; trop tard, vous bloquez l'avenant sur un désaccord de prix. Une révision de l'ordre de quelques pourcents, annoncée avec son motif et le temps de la discuter, passe rarement par les achats.

Que faire si le bon de commande n'est pas signé à J-15 ?

Relancez le responsable opérationnel par écrit avec une date butoir claire et mettez le directeur de programme en copie. Rappelez que sans document signé vous ne pouvez pas garantir la présence du consultant le lendemain de la fin de mission. En parallèle, ouvrez un plan B : positionnez le consultant sur un autre besoin pour ne pas dépendre d'un seul circuit de signature.

Pour aller plus loin

• Indice Syntec : réviser ses TJM chaque année (formule + clause + mail) — la formule et la clause à insérer au contrat-cadre.
• Négocier un TJM avec les achats : la méthode en 7 étapes — quand la révision remonte malgré tout aux achats.
• QBR client en ESN : le modèle de business review en 6 slides — le rendez-vous où les renouvellements se préparent.
• Tous les guides Comptes et négociation — le hub du thème.

Connectez votre BoondManager à Clustor, demandez à Chatty les missions qui se terminent dans les 90 jours et lancez le jalon J-90 dès aujourd'hui : les cas d'usage sont sur /use-cases.